㈠ 急急急 ~~求如何進行文書的審核
公文的審核,是公文稿付印之前的全面審核、把關,是各級行政機關的文書處理綜合部門的核稿人員對承辦處、科(室)草擬的文稿和部門代擬稿的審查、核對、把關,並提出審核意見或寫明審核情況,最後呈領導人審簽的全過程。公文的審核,是公文製作過程中承上啟下的中間環節,它不僅僅是對文字、格式校核的把關,更重要的是確保黨和國家的法律、法規、方針、政策和上級的規定以及領導意圖的准確體現,直接為領導決策服務。因此,公文的審核是確保公文質量的一個重要環節,是一項非常細致而又嚴謹的工作。它要求公文核稿人員以高度負責的態度,對文稿從內容、文種、格式到會簽手續等方面嚴格衡量,逐字逐句審核,嚴格把關, 杜絕不準確、不規范的文件印發。審核的總的要求是:全面審核,認真負責,仔細推敲,反對粗枝大葉,反對官僚主義、文牘主義,努力使文稿准確、全面、完整。
公文審核應注意的六個方面
(一)是否需要發文。
在實際工作中，存在著以下幾種不必要的發文。
� 1、為應付上級而發文。對某些工作,上級已發文,下級只需貫徹執行即可。但由於一些地區和部門把是否行文納入了目標管理,就逼得下級發「應付文件」。
� 2、為搪塞下級而發文。一些地方和部門為向上級表明重視,便對上級下發的文件依樣畫葫蘆,再發一個內容雷同、全無新意的文件,以便對上對下都有交代。
� 3、屬部門職權范圍內的事、專業會議紀要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項,可以不另行文。
(二)文件內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規,同現行有關規定有無矛盾。
(三)涉及有關部門和地區的問題是否協商一致。
�一些文件內容政策性強、涉及面廣,其貫徹實施需要得到有關地區和部門的配合與支持。辦文機關不主動與涉文地區或部門協商、會簽,也不送有關領導審批,便草草發文,造成認識不統一、意見不一致,在實際工作中難以貫徹落實。因此,凡未經協商的,應退回來文單位重新會簽。如協調中不能取得一致意見,應將分歧意見如實匯報,並由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見,一並報請有關領導同志審定。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實可行。對含混不清、模稜兩可或者脫離實際、過於繁瑣之處,應與報文單位研究修改。
(五)引文是否無誤，引文方法是否規范，文字表述是否准確、嚴密、簡練，標點是否正確，文件格式是否符合有關規定。
(六)凡需提請一定會議審定的文件，應提出交何種會議審定的建議，報請分管領導審閱後，列入議程。
公文審核應把好「四關」具體來說，公文審核應把好政策關、文字關、格式關和程序關。
(一)政策關。公文作為傳達政令的工具，它本身就具有強烈的政治色彩，要求公文處理部門在公文的審核把關中要講政治。要求公文的審核人員要強化政治觀念、政策意識，把好政策關。
1、審核公文所反映和體現的基本立場、觀點，所提出的意見、措施、辦法和要求，以及所得出的結論，是否符合黨和國家的有關方針、政策、法律、法規、規章以及上級的指示、決議，同現行有關規定有無矛盾。
2、對於因情況變化而需要對原有政策作出變更或提出新的政策規定的，應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明，同時在表述上注意前後之間的銜接，並要求有關部門附上原有政策規定的文件材料，供審簽領導把關。
3、文稿中的內容有無政策界限不清，或把政策界限規定得過死、過寬的情況。有沒有黨政不分、內外不分的問題。
4、文稿中的觀點、提法是否正確，提的意見、辦法是否符合實際，有無主觀武斷、片面的或 者絕對化的問題。
5、文稿中所下的結論是否恰當，理由是否充足，收文機關是否能接受，文稿中下的結論涉及到其它部門是否經過充分的研究商討，意見是否統一等等。如果公文內容與法律、法規和政策不一致，審核人員就應提請起草單位弄清情況，根據法律、法規和政策會同有關部門協商修改。
(二)文字關。公文是一種通過文字來傳達政令的重要工具，它依賴於文字的准確、簡潔和明白的表述。同時，公文又是一種特殊的文體，有它的常用字句和固定的書寫方式。因此，公文的審核中，對文字的要求是嚴謹而細致的，要求審核人員以一絲不苟、嚴肅認真的科學態度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿准確運用公文語體，達到以記述為特徵，以實用為目的，把准確性、簡潔性作為最基本的要求，使每一個字都有每一個字的作用，每一句話都有每一句話的力度。
1、語言表述應准確、簡潔和明白。
� 准確。就是要求文稿准確傳達政令，如實反映情況，確切體現公文的內容和基本精神，觀點明確。
� 簡潔。要求文稿的用語要精煉。要用較短的文字簡明扼要、准確地表達豐富而深廣的內容，力戒穿靴戴帽。 要提倡寫短文，反對空話、套話。
� 明白。由於公文是用來傳達黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示、答復問題，指導、布置、商洽工作以及報告情況、交流經驗的重要工具，因此，要求文稿在表述上必須明白易懂，直達其意，不渲染，清楚明白。
2、篇章結構。要求文稿的層次清晰、條理清楚，中心明確，重點突出。必要時，要忍痛割愛，對文稿材料進行增刪和改換，即刪掉多餘的段落，增補新的材料，增加某些引文。要從大處著手，統觀全篇，注意內容和形式的統一，統盤考慮和處理文稿，防止顧此失彼，破壞公文結構的整體性。
3、邏輯。要求概念准確、判斷恰當、推理嚴密、合乎邏輯。
4、語法修辭。用詞要合乎語法規范，句子通順、完整；無錯別字、生僻字、怪字；無錯用數碼、標點符號；無濫用省略和簡稱。
(三)格式關。由於公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文都要注意體式，使其合乎公文體式的要求。對公文體式的把關是一項重要的、規范性很強的工作。要求審核人員在工作中發揚嚴謹細致的工作作風，對每篇文稿都要從標題、發送范圍、正文、附件到成文日期和落款，進行嚴格細致的審核，只有這樣，才能做到不規範文件不出手。審核人員要依據《國家行政機關公文處理辦法》、《四川省國家行政機關公文處理實施細則》和《成都市國家行政機關公文處理實施細則》確定的原則規範文稿的體例格式。
1、行文名義是否得當，在行文名義上，一些部門或起草單位為提高文件 的規格往往不需要政府或政府辦公廳（室）發文的，卻要求以政府或政府辦公廳（室）發文，影響了政府公文的權威性，審核時需要注意把關。
2、公文使用是否合適。在行文中，「請示」、「報告」不分，或「請示報告」連用的情況常常發生。審稿時需要認真閱讀文稿內容，審核文種使用是否恰當。
3、標題有無毛病。按照規定，標題必須由發文機關、事由、文種三要素組成。但 是在行文中，往往容易忽視「發文機關」、使標題不完整，需要審核人員及時補充完善。
4、發文字型大小是否准確。
5、發文機關是否准確。
6、會簽中部門印章、領導簽字是否齊全。
7、有無附件，附件名稱前後是否一致。
8、涉及緊急或秘密事項的文件緊急程度或密級的標定是否恰當。一些辦文的同志往往把需要印刷部門盡快印出來的文件標注為「急件」。這種隨意性的標注「急件」往往造成公文運轉中急與不急的混淆，反而會誤大事。因此，「急件」的標准應根據文件內容的緊急程度來定，而不應隨意標注。
9、人名、地名的引用是否准確。人名、地名的引用應准確無誤。在審核文稿中，對涉及政策性、法規性的問題核稿時往往是比較謹慎的。而對於人名、地名等卻往往容易忽視。如從人名來說，如果是眾所周知的名人、領導，一般不容易出錯；而對不熟悉的人名及其單位，如不認真核對，很難保證不出差錯。這就需要我們在核稿時，要再次核對，甚至找起草單位核對，盡量避免出錯。
10、數字的審核。一是要求准確；二是要規范。按照有關規定，除成文日期、部分結構層次序數的慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它數字用阿拉伯數字書寫。審稿人員在核稿時，應按規定進行規范。
11、公文的引用。引用公文應當是先引標題，後引發文字型大小。公文的引用，首先 的要求是准確；其次是要規范。如果僅引用標題，或者僅引用文號，或者以公文的發文時間代替發文字型大小都是錯誤的。核稿人員對文稿部門要提出「補齊」的要求。
�
在具體審核中，要認真核定。對不符合要求的文稿，要及時增補或更換，必須完整、准確後才能正式發文。
(四)程序關。政府部門擔負的公文處理工作，任務繁重，要求高，責任大。辦文部門的同志在公文的形成過程中，文稿必須經審核人員的把關，然後按規定程序送分管領導簽發。
部門內部文件送審程序：
�
起草人員——本處（科）長——部門負責文書處理工作的處（室）——部門分管領導——部門主要領導（重大問題）。�
政府辦公廳（室）對部門上報批轉文件的送審程序：
�
經辦人員——本處（科）長——辦公廳（室）文書綜合部門——分管秘書長——分管文書工作的秘書長或辦公室主任——政府分管領導——政府主要領導（重大問題）。
�
在文件送審過程中，屬於綜合性、全局性工作的文件，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發；屬於涉及兩位或兩位以上副職領導人工作的文件，經有關副職領導人審查後送主管副職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發；經政府常務會議或辦公會議研究決定事項的文件，由主持日常工作的副職領導人或分管副職領導人、秘書長（辦公室主任）簽發；
�
屬於政府授權以辦公廳（室）名義對下級政府、政府部門安排布置工作和轉發本級政府職能部門公文的文件，由政府分管副職領導人或秘書長（辦公室主任）簽發；屬於辦公廳（室）職權范圍內的文件，由分管秘書長（辦公室主任）簽發。在領導審核中，領導人應明確簽署自己的意見、姓名和日期。
�
公文體式的准確規范，單靠核稿人員的把關是不夠的，還要強化擬辦同志的責任，嚴格按制度規范公文的審核把關。審核人員對把關中發現的文稿體式不合規范的錯誤及時通報擬辦同志，提出糾正建議，促進大家共同養成注重質量、講究規范的良好習慣，從而減少差錯，提高辦文質量和效率。
公文中的常見病例�
(一)公文格式中的發文字型大小不規范
� 發文字型大小，由發文機關代字、年號和該年度的發文序號組成，位於文件版頭下方居中處，發文字型大小是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便於收文機關與發文機關進行聯系。
�
發文機關代字要選用能反映機關特徵的兩三字，如中共成都市委用「成委發」、成都市人民政府用「成府發」。
�
目前，行政機關行文中，「發文機關代字」還有個約定俗成的特殊用法，即在發文機關代字中加進了函這一文種名稱。如國務院辦公廳和省政府辦公廳所發的正式公函，通常都編「國辦函［1999］xx號」或「川辦函［1999］xx號」。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習慣上都把「批復」也作為函件對待，也編公函的發文字型大小。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發的批復，其發文字型大小也編「川辦函［1999］xx號」或「成辦函［1999］xx號」。年號用阿拉伯數字並應寫全，年號外須用六角形括弧，如［1999］，不得寫為［99］。年號的位置，應在機關代字與發文序號之間，不能放在機關代字之前或之間，如「成愛衛字［1999］40號」不得寫為「［1999］成愛衛字40號」或「成愛衛［1997］字40號」。
(二)公文標題的書寫不規范
公文標題是公文內容的綜合概括，位於文件版頭間隔橫線之下，主送機關之上。完整規范的公文標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關於加強城市綜合管理工作的通知》，其中「成都市人民政府」是發文機關，「加強城市綜合管理工作」是事由，「通知」是文種。
公文標題的三個組成部分一般應當齊全，以使讀者一看就能對公文的制發機關、公文的內容和公文的性質與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利於提高工作效率和質量。但我們在實際文書處理工作中常看到這樣不規范的標題，「關於請示轉發國發［1997］14號文件的報告」，這是一個不完整的標題。一是沒有發文機關；二是公文內容不準確，讓人看了不知道國發［1997］14號文件是什麼。將文件字型大小代替內容提要。
又如「xxx局關於xxx的請示報告」或「xxx局關於xxx的報告的請示」，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。
對三個以上單位聯合行文，由於發文單位多，標題可能很冗長，可採用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發文單位的規范化簡稱，如《市物價局市經濟委員會市計劃委員會成都電業局關於徵收電網地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經委市計委成都電業局關於徵收電網地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標題改寫為《市物價局等4部門關於徵收電網地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、准確地概括公文的主要內容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規、規章類的公文名稱加書名號外，應盡量不用標點符號。
(三)主送機關的寫作不規范
� 主送機關是指公文的主要收受機關，即需對本單位發出文件負責辦理、答復或遵照執行的對方機關，它位於標題左下方，正文之上。
� 請示一般只應寫一個主送機關，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關寫為「市委並xxx書記」或「市政府xxx市長」。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。 轉貼於：秘書資格考試_考試大 同級黨政機關確需聯合向上級黨政機關行文時，「報告」的主送機關一般用黨政機關的並列形式，如「市委、市政府」。「請示」的主送機關應就請示的內容性質分別確定，屬黨委職權范圍內的，主送機關應將黨委列前，如「市委、市政府」，由黨委負責處理答復；屬政府職權范圍內的，主送機關應將政府列前，如「市政府並報市委」，由政府負責處理答復。
主送機關應寫機關的全稱。如主送機關的名稱較長，可使用通用的規范化簡稱，如「成都市經濟體制改革委員會」，可簡稱「市體改委」。普發性公文，有多個主送機關，書寫時可使用統稱，如對成都市的區（市）縣一級的政府，主送這些機關時，不可能一一列出這些機關名稱，可泛稱為「各區（市）縣政府」。
准確選定公文的主送機關，是文件發出能否得到及時處理的關鍵問題。要根據對方單位的職責分工和當前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節，影響工作的進行；也要防止撒大網式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。
(四)正文中的寫作不規范
1、公文的引文不規范。引用公文時要先引標題，後引發文字型大小，如：「大邑縣人民政府《關於驗收村民的自治示範鄉鎮的請示》（大邑府發［1999］10號）收悉」。若用「大邑府發［1999］10號《關於驗收村民自治示範鄉鎮的請示》收悉」，就是不規范的引文。
2、日期的不規范用法。日期應使用阿拉伯數字，年、月、日應該要寫得完整規范。如「1997年10月1日」「若用「1997.10.1」或「97年10月1日」，「今年」、「明年」、「上月」、「下月」、「今天」、「明天」等，則是不規范的表述。
3、公文層次的不規范。序號使用不規范，有的文件中用「（一）」後又標「一」，有的用「一、」後，下面的層次中直接用「1、」等等。正文部分是對公文內容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用「一、「，第二層用「（一）」，第三層用「1、」，第四層用「（1）」。每一層次序數用字，前後應當一致。
4、法定計量單位的不規范。如前用「畝」，後面用「平方米」，或前面用「公斤」後面又用「噸」，這種情況最好統一。計量單位最好前後一致。
5、簡稱的不規范。如「精神文明辦」有的簡稱為「精辦」，讓人不知所雲。公文內使用簡稱，一般應先用全稱，並註明簡稱，如《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。
6、附件的不規范。公文附件是附屬於公文的文件、材料、圖表、憑據等，用於補充公文正文的內容，位於正文之後，發文機關之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數。如有兩個以上附件，應標明序號，不得籠統寫為「附件如文」或「附件x件」。否則會給公文的收發、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。
7、發文機關落款不規范。政府機關發文的落款，標題已標明發文機關的用機關印章代替機關署名，不再寫發文機關名稱。有的公文正文占滿了頁面，發文機關必須標注到下一頁上，以前是在下頁發文機關署名或蓋章之前空白處注「此頁無正文」，現在不能了。
8、成文日期的書寫不規范。成文日期應該標明公元年、月、日，一律用漢字小寫數碼書寫，不使用阿拉伯數字。年、月、日要寫全，不得將「一九九二年一月八日」寫為「一九九二、一、八」或將「一九九二年」簡寫為「九二年」；也不得只寫月、日不寫年；「三十一日」和「二十五日」不得寫為「卅一日」、「廿五日」。
9、抄送機關的書寫不規范。根據國家技術監督局的要求，為簡化和規范公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關標注用語可一律用「抄送」，不再使用「抄報」，也不使用「抄發」。抄送機關可按上級、平級、下級的順序排列。
(五)行文的不規范
� 越級行文是指下級機關越過直接上級機關向更高一級的領導機關直至最高領導機關行文。下級機關除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。
第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時；
第二，與直接上級機關發生分歧，無法解決，或經多次請示直接上級機關長期未予解決時；
第三，上級機關越級交辦並指定越級上報某些事項時；
第四，檢舉、控告直接上級機關時；
第五，需直接詢問、答復、聯系某些具體事項時；
第六，反映或處理不涉及直接上級機關職權范圍的偶發事件或問題時。
除檢舉、控告外，越級行文應抄送被越過的直接上級機關。
(六)文種的使用不規范
� 在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是「請示」和「報告」的寫法混淆，該寫「請示」的，寫成報告；該用「報告」的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對「請示」和「報告」的相同點和區別認識不清。
�
「請示」與「報告」相同之處有四：
�
第一， 都是上行文。
第二，都包含有匯報情況或反映問題的內容。
第三，都能起下情上達的作用。第四，都有主動爭取上級機關指導與幫助的作用。但「報告」與「請示」在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。
�
「報告」與「請示」的主要區別在於：
�
1、報送目的不同。「報告」主要是讓上級機關了解情況、掌握動態，而不要求立即得到上級的具體指導和幫助。「請示」雖然一般也要匯報工作中的情況或問題，但這種匯報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批准。
2、兩者性質不同。「報告」屬陳述性公文，具有備案性質，一般不需要上級機關答復。「請示」屬請示性公文，是請示上一級機關批准或解決某一事項、某一問題並需上級機關作出答復的。
3、內容重點不同。「報告」側重寫情況和意見，涉及的內容比較廣泛（可不限於一件事、一個問題），行文較長，內容多是已經實施的事項或已發生的事情。「請示」著重寫的是某一件事情或某一個問題（即「一事一請示」），行文較簡短，內容都是尚未實施的。
4、報送時間不同。「報告」是在事後或事中報送。「請示」必須在事前報送。
使用「請示」，要防止兩種片面傾向：
一是濫用「請示」，事無巨細，通通「請示」，把矛盾上交；
二是忽視「請示」，超越職權，不經「請示」，擅作主張。
「請示」要嚴格執行「一文一事」的規定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質量。
運用「報告」這一文種，應當注意「報告」中不得夾帶「請示」事項，以免貽誤工作。「報告」的主要用途是供上級機關了解情況。呈送「報告」，不能要求上級機關給予批復。因此，不能把「請示」結尾的請示用語用於「報告」的結尾。例如執行「報告」結尾不宜用 「以上報告當否，請批示」，「以上報告妥否，請指示」之類用語。一般都用「特此報告」，「專此報告」或「以上報告請審閱」等語作 結尾。
( 七)寫代擬稿的注意事項
部門請示政府批轉的報告和發文代擬稿。涉及有關地區或其它部門工作，事前未協商且無會簽意見的，代擬稿未列印的，無報送說明的就要求政府給予發文的，應一律給予退回。